5、6月に開催された「NEW環境展」と「FOOMA JAPAN」が無事終了しました。
どちらも来場者数が10万人規模となる国内有数の大型展示会です。
当社も破袋分別機「分離職人」を中心に10年以上出展を続けており、一年の中でも特に重要な活動のひとつとなっています。
展示会というと、数日間の会期中にお客様をお迎えするイメージが強いかもしれません。
しかし実際には、準備は半年前から始まり、終了後のフォローまで含めると1年近くにわたるプロジェクトです。
そして毎年同じように見える展示会ですが、その裏では少しずつ改善や工夫を積み重ねています。
今回は今年の展示会を振り返りながら、その舞台裏をご紹介します。
半年前 展示会プロジェクト始動
大型展示会の準備は約半年前から始まります。
まずは企画書を作成し、予算や参加人数、展示内容を大まかに決定します。
どの機械を展示するのか、どのような来場者をターゲットにするのか、どのくらいの規模で出展するのか。展示会の方向性を決める大切な時期です。新商品などその時点での新鮮な情報をしっかりチェックします。
また、展示会シーズンは宿泊施設の確保も競争になるため、ホテルの手配もこの頃から進めます。
3～4か月前 申請と制作物が本格化
開催が近づくと、主催者への各種申請が始まります。
間違いがあってはいけないので意外とストレスがかかる作業です。
電気工事や搬入車両などのインフラ関連の手続き、展示会ホームページへ掲載される企業情報の登録など、ひとつひとつはシンプルですが意外と多くの準備が必要です。
同時にブース装飾の検討も進めます。
小間位置が確定すると来場者の流れが見えてくるため、それに合わせてブースデザインや展示レイアウトを考えていきます。
また、チラシやカタログなどの販促物もこの時期に制作を進めます（展示会に合わせてHPのダウンロード版カタログも更新しました）。また、新商品や新サービスを紹介する場合は、展示方法や説明資料の作り込みにも時間がかかります。
余談にはなりますが、最近、広報物の色や画像のルールを作りトンマナを揃える基礎作りをしています。このフェーズでこの土台の効果が確認できました。
1～2か月前 来場者誘致スタート
準備でいそがしくなると見失いがちですが、「いかに多くの方に来場していただくか」が一番重要です。
ホームページでの告知、メールマガジンの配信、招待状の発送、営業担当によるご案内など、さまざまな方法で情報を発信していきます。
近年はSNSにも力を入れており、特にInstagramを活用しています。
以前は会期中の発信が中心でしたが、最近では準備段階から情報を発信し、展示会当日まで継続的に話題を作るよう意識しています。ストーリーズを使ってスタッフの顔やその場の雰囲気が分かるような投稿が気軽にできるのは便利です。
会期直前 搬入と設営
ここまで来ると、いよいよ現場モードに入ります。
大型展示会ではチャーター便を利用して機械や備品を搬送し、小規模な展示会では社員自らハイエースを運転して運ぶこともあります。
会期前日には会場で設営作業を行います。参加スタッフの1部が前乗り組（設置部隊）としていち早く現地に入ります。
図面上で考えていたブースが実際に形になり、「いよいよ始まる」という実感が湧く瞬間です。
会期中 お客様との出会い
展示会当日は営業担当がブースに立ち、多くのお客様とお話しします。
ばんばんチラシを配り、声掛けも行います。
設備更新を検討されている方、新しいリサイクル方法を模索している方、これから事業化を考えている方など、さまざまな課題や相談が寄せられます。
具体的な案件についてはヒアリングシートに内容を記録しています。
ヒアリングシートは新人スタッフでも書きやすいように毎回ブラッシュアップを重ねています。
このヒアリングシートが後日のフォローの材料になります。
参加スタッフや見学・視察で現地に行ったスタッフはなるべくたくさん写真を撮り社内チャットで共有します。この素材を使ってSNSで展示会の様子を発信します。現地に来られなかった方にも会場の雰囲気を感じていただけるよう、リアルタイムで情報を届けています。会場だけでなく、駅前の人の流れや天気なども良い素材だと思います。
会期後 本当の勝負はここから
展示会が終わると、まずは撤去作業と荷物の整理です。
しかし、本当に重要なのはその後のフォロー活動です。
名刺情報を整理し、ヒアリングシートをデータ化し、営業担当がすぐに動ける状態を作ります。
当社では名刺管理アプリを活用し、ヒアリングシートはPDF化して保存しています。
来場者情報とヒアリング内容を紐付けることで、展示会で得た情報をスムーズに営業活動へ引き継げるようになりました。
展示会終了後2～3営業日以内には営業担当へ情報を共有し、商談やテストの提案につなげています。
また、ホームページやメールマガジンではご来場いただいた皆さまへのお礼も発信しています（ホームページに掲載したブログ）。
そして今
展示会は終わりましたが、プロジェクトはまだ続いています。
営業担当は全国各地へ出張し、サンプルテストや工場見学の対応を進めています。
展示会でいただいたご相談を一つひとつ形にするため、日々フォロー活動を行っています。
今年取り組んだ改善と工夫
展示会は毎年開催されますが、同じことを繰り返しているわけではありません。
今年もいくつか新しい取り組みや改善がありました。
SNS発信の強化
これまでは会場の様子が中心でしたが、今年は搬入・設営・移動中・会期後のテスト対応や出張の様子まで発信を試みました。
特にInstagramのストーリーズを積極的に活用したことで、展示会期間中の臨場感をより伝えられるようになりました。
主催者から当社の投稿をメンションいただく場面もあり、新たな接点づくりにつながりました。
この施策は意外と社内に残るスタッフにも評判が良かったです。展示会の雰囲気が今までよりも伝わったようでした。
写真データの活用
今年は展示会本番だけでなく、積込や設営、撤去作業まで記録しました。
SNSの発信素材として活用できたことはもちろん、来年以降の改善点を検討する資料としても役立っています。
出展準備コンテンツの活用
展示会直前だけでなく、「準備中」の段階から情報発信を行いました。
出展準備バナーや告知画像を活用することで、展示会前から継続的に情報を届けられるようになりました。
ただ、メルマガは前年よりも手薄になってしまいました。もっと回数を重ねて配信しても良かったかもしれません。
海外向け広告への挑戦
今年は海外向けのディスプレイ広告も実施しました。
効果測定は簡単ではありませんが、国内だけでなく海外との接点づくりになったと思います。今後のノウハウとしても収穫は大きかったです。
来場者管理の効率化
手書きのヒアリングシートはスマートフォンのGoogleドライブアプリで読み取り、帰社後すぐにPDF化しました。これがとても便利でした。
PDFはスプレッドシートの来場者リストとリンクさせています。
情報共有のスピードが向上し、営業担当への引き継ぎも以前よりスムーズになっています。
毎年少しずつ前へ
展示会は毎年開催されるため、一見すると同じことの繰り返しに見えるかもしれません。
しかし実際には、情報発信の方法、来場者フォローの仕組み、展示方法や営業活動など、毎年少しずつ改善を重ねています。
その積み重ねが展示会の成果につながり、お客様との新しい出会いにもつながっています。
来年の展示会では、また新しい工夫や改善が生まれているはずです。
今年は10、11月にも展示会が控えています。その準備も並行して始まっていますし、来年の同展示会についてもすでに検討が始まっています。
展示会は営業イベントであると同時に、広報にとっては一年で最も多くのコンテンツが生まれる機会でもあります。
会場でのお客様との出会いはもちろん、準備や設営、撤去、会期後のフォロー活動まで、発信できる情報は数多くあります。
展示会は数日で終わりますが、その裏側では一年を通じて準備と改善が続いています。
これからも展示会を通じて、多くのお客様との出会いを大切にするとともに、モキ製作所の取り組みや現場の様子も積極的に発信していきたいと思います。
